Büroorganisation. Vom Chaos zur Ordnung
Dreh- und Angelpunkt – genau das ist das Büro auf einem landwirtschaftlichen Betrieb. Grund genug, den Büroarbeitsplatz möglichst effizient zu organisieren. Wie das geht und worauf Sie besonders achten müssen, zeigt Victoria von Coburg.
Die vergangenen Jahre waren geprägt von unzähligen technischen Neuerungen, die uns das Leben leichter machen sollen: Vom Schlepper bis zur Fütterung wird alles »smart«. Nur wenn man in die Büros schaut, werden Zweifel wach, ob wir uns wirklich im 21. Jahrhundert befinden: Noch immer stapeln sich Papier, Ordner und Dokumente auf und neben den Schreibtischen. Dabei gibt es längst gute Möglichkeiten, die Zettelwirtschaft endlich loszuwerden und von überallher auf seine Dokumente zugreifen zu können.
Wie sieht eine gute Ablage aus?
Wie kann moderne Software dabei helfen? Im Rahmen einer Artikelserie wollen wir Anregungen und Hinweise geben, die dabei helfen, das Ziel eines digitalen Büros zu erreichen sowie das eigene Büro so zu gestalten, dass sich die positiven Aspekte der Digitalisierung entfalten können und die Arbeit im Büro erleichtert wird.
Neben der Betrachtung des Büros und der eingesetzten Technik wird auch die eingesetzte Software analysiert. Dabei liegt der Fokus auf zwei Bereichen: Einerseits Software, die optimal auf das Zusammenspiel mit der Buchstelle bzw. Steuerberatung konzipiert ist. Zum anderen werden aktuell verfügbare Portallösungen mit dem Schwerpunkt auf die Außenwirtschaft gegenübergestellt.
Das digitale Agrarbüro – zukünftig unerlässlich
Hand aufs Herz, wie sieht es in Ihrem Büro aus? Liegen Papierstapel auf dem Schreibtisch, die stetig wachsen? Wenn das so ist, dann können Sie Ihre persönliche Büroorganisation verbessern und so viel wertvolle Zeit sparen. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Protokolle, Belege – es gibt Dutzende Arten von Dokumenten in einem landwirtschaftlichen Unternehmen. Diese gehen in den Betrieben entweder in analoger (papierhaft) oder bereits in digitaler Form (per E-Mail und in verschiedenen Dateiformaten) ein.
In allen Bereichen des Lebens, vom Haushalt bis in den Stall und auf das Feld ist der Wechsel aus der analogen in die digitale Welt in vollem Gange. Die Zusammenarbeit mit Banken, Versicherungen, Lieferanten, Dienstleistern und Kunden, die Kommunikation mit dem Steuerberater und dem Finanzamt, das Antragswesen und die Kommunikation mit Behörden, Dokumentationspflichten – die gestiegenen Anforderungen lassen sich nur noch durch die konsequente Nutzung der Möglichkeiten der »Digitalisierung« bewältigen. Unter Digitalisierung versteht man dabei:
- Überführung von analogen Informationen in digitale Daten
- Automation von Prozessen und Geschäftsmodellen durch Vernetzung digitaler Technik, Informationen und Menschen.
In der Praxis lässt sich beobachten, dass die Digitalisierung im landwirtschaftlichen Kontext sehr unterschiedlich voran geht. In der Außenwirtschaft, der Landtechnik und im Stall ist die Digitalisierung meist sehr weit fortgeschritten. Man denke nur an die technischen Entwicklungen, wie sie z. B. bei Schleppern und Erntemaschinen in den vergangenen Jahrzehnten stattgefunden haben. Aktuell stehen wir an der Grenze zu Digital Farming. Die Landwirtschaft kann in diesen Bereichen als Vorreiter betrachtet werden.
Im Büro dagegen hinkt die Entwicklung vielfach den Möglichkeiten hinterher. Hier sind Sie als Landwirtinnen und Landwirte selbst für den Fortschritt zuständig – und bleiben natürlich gern bei dem Althergebrachten, was man beherrscht.
Verschärfend wirken die ständig steigenden Anforderungen an die Dokumentation von Tätigkeiten, Inhaltsstoffen und Bewegungsdaten von Material und Tieren oder die Berichtspflichten gegenüber den Behörden, Banken und sonstigen Institutionen. All dies fördert nicht gerade die Begeisterung für Arbeiten im Büro. Daher wird dieser Bereich, trotz seiner immensen Bedeutung für den Erfolg eines Betriebes, oft sehr stiefmütterlich behandelt.
Dabei bietet die Digitalisierung im Büro diverse Vorteile. Mit der passenden Softwarelösung lässt sich die zunehmende Dokumentationsflut effizient in den Griff bekommen. Dies können sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Portallösungen sein, die sich dadurch auszeichnen, die Archivierung der Daten gesetzeskonform sicher zu stellen. Sind diese Systeme dann auch noch webbasiert, besteht die Möglichkeit von jedem Ort der Welt auf diese Daten zuzugreifen. Ein weiterer Vorteil dieser Systeme besteht vor allem in den digitalen Suchmöglichkeiten, die ein schnelles Finden und Filtern diverser Inhalte ermöglichen. Diese Möglichkeiten können erheblich Zeit sparen und die Nerven schonen.
Zudem wird die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, Behörden und Beratern erleichtert. Je nach System bestehen per se Zugriffsmöglichkeiten auf buchführungsrelevante Belege für die Steuerberater oder können individuell eingerichtet werden. Allen System ist gemeinsam, dass Zugriffsrechte für externe Berater und Nutzer eingerichtet werden können. Das zeitaufwendige Faxen und Mailen oder die Übergabe der sogenannten Buchführungsordner (Pendelordner) kann dann entfallen.
Wunsch und Wirklichkeit
Bevor wir uns mit den Details beschäftigen, sollten Sie sich folgende Punkte verdeutlichen:
Die Digitalisierung des Büros ist ein Prozess, der sich über einen längeren Zeitraum hinziehen kann.
Das papierlose Büro bleibt u. a. wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zumindest vorerst ein Wunschtraum – realistisch ist ein papierarmes Büro.
Am Anfang steht Mehrarbeit – die Arbeitserleichterung stellt sich erst im Verlauf ein.
Es gibt keinen optimalen Startzeitpunkt – der ideale Zeitpunkt ist jetzt!
Wenn die Entscheidung gefallen ist, die Struktur im Büro zu verändern und Sie bereit sind, Ihre Prozesse zu analysieren und umzustellen, dann sollten Sie auch am Anfang beginnen. Und ganz am Anfang stehen die banalen Überlegungen zum Büro selbst.
Büroarbeit und selbst produzierte Hindernisse. Der Effekt der Ineffizienz im Büro lässt sich durch schlechte äußere Rahmenbedingungen noch sehr leicht verstärken. Denken Sie nur an ein kleines Büro, schlecht temperierbar, dunkle Tapeten, eine müde Deckenfunzel, ein kleiner Schreibtisch, der unter Aktenbergen kaum mehr zu erkennen ist, ein kippeliger Schreibtischstuhl, Ordner in allen Farben mit handbeschrifteten Rücken, Regale, die nicht ausreichen, sodass der Fußboden als Abstellfläche mit genutzt wird, ein alter PC, davor ein Röhrenbildschirm – da kommt Freude auf.
Rahmenbedingungen
Büro
Wenn man schon den Anlauf zur Umstrukturierung unternimmt, kann man auch einmal darüber nachdenken, ob das Büro mit der aktuellen Lage und Größe geeignet ist, die Anforderungen gut zu erfüllen und ein Ort ist, an dem Sie sich gern aufhalten. Gegebenenfalls gibt es die Möglichkeit, einen besser geeigneten Ort zu finden. Ist das der Fall, ist jetzt der Zeitpunkt, den Umzug vorzubereiten. Für die Mehrheit wird das aber nicht möglich sein. Hier bleiben die Überlegungen zu Verbesserungen der bestehenden Büros.
In jedem Büro können Sie durch einen frischen Anstrich oder eine helle Tapete sowie durch die Optimierung der Beleuchtung und Heizung einen positiven Effekt erzielen. Wenn das Büro schon einmal ausgeräumt ist, sollten Sie die Gelegenheit nutzen, die vorhandenen Akten zu sortieren. Ordner und Akten, die nicht regelmäßig benötigt werden, wie z. B. Buchführungsordner aus vergangenen Jahren, können gleich an einem anderen Ort archiviert werden (sofern möglich). Das schafft Platz.
Mobiliar
Für das Mobiliar gelten folgende Anforderungen: Es soll gefallen – das unterstützt die Freude an der Arbeit, ergonomisch passend gestaltet sein (z. B. höhenverstellbare Schreibtische) mit guten Bürostühlen. Pro Person sollte ein Arbeitsplatz sowie separate Flächen für Bürogeräte (Drucker, Scanner, Fax-Gerät, Schredder etc.) vorgehalten werden. Außerdem wichtig: Ein gut zugänglicher Platz als »Ladestation« für alle im Betrieb eingesetzten Akku-Geräte.
Tageslichtlampen zusätzlich zu Raumleuchten sollen vor allem in der dunklen Jahreszeit helfen, die Stimmung aufzuhellen. Planen Sie außerdem Regalsysteme, die den Platz optimal nutzen (gegebenenfalls bis zur Decke) und ausreichend Schränke ein, um alle Ordner, Dokumentenmappen, etc. verstauen zu können. Plus einer zusätzlichen Reserve.
In der analogen Welt ist eine gute Struktur in den Ordnern entscheidend, damit man sich selbst oder im Notfall auch Fremde gut zurechtfinden. Digitale Systeme arbeiten vollkommen anders. Für sie ist ein riesiger Topf mit Daten das Optimum. Die verfügbaren Softwarelösungen bieten daher unterschiedliche Möglichkeiten, um den menschlichen Bedürfnissen entgegen zu kommen. Einige arbeiten mit festen Ordner-Strukturen. Andere ermöglichen eine hohe Flexibilität für eigene Gestaltungen. Und wieder andere arbeiten komplett ohne Ordnerstrukturen.
Bürotechnik
Internet
Der Internetzugang kann sich zum Flaschenhals des Büros entwickeln. Daher gilt: Mehr ist besser! Gönnen Sie sich die beste Leitung, die Sie bekommen können. Zugegebenermaßen kann das in ländlichen Gebieten eine Herausforderung sein. In Extremlagen sollten Sie sich unbedingt von den Anbietern beraten lassen. Aufgrund der zentralen Bedeutung des Internetzugangs können auch ungewöhnliche Lösungen sinnvoll sein. Dazu gehören z. B. Internetzugänge via Satelliten oder sogenannte dedizierte Leitungen, bei denen vom Anbieter eine bestimmte Mindestleistung garantiert wird. Dies kann in Gegenden sinnvoll sein, in denen sich viele Anwender eine Leitung teilen.
Netzwerk und WLAN. Reine kabelgebundene Netzwerkverbindungen sind heutzutage kaum noch zu finden. Oft ist eine Kombination aus Kabel- und WLAN üblich und der Trend geht zu reinen WLAN-Verbindungen. Durch Einsatz sogenannter Repeater lassen sich die Netze auch in entferntere Bereiche eines Unternehmens erweitern. Dies ermöglicht eine zusätzliche räumliche Unabhängigkeit, da Sie bei Nutzung von Notebooks, Tablets und Smartphones von jedem gewünschten Ort aus auf das eigene System und das Internet zugreifen können.
Computer
Um die Möglichkeiten der Technik auch ausnutzen zu können und um sich nicht selbst künstliche Hürden einzubauen, sollten Ihre Rechner nicht älter als vier Jahre sein. Kommen die Geräte in die Jahre, steigt die Gefahr, dass Prozesse nicht mehr reibungslos ablaufen. Dies kostet Zeit und Nerven und führt zwangsläufig zu Frust
Server
Ob der Betrieb eines eigenen Servers empfehlenswert ist oder ob sich mit der Möglichkeit, Portale zur Datenlagerung und Sicherung einzusetzen dieser Aufwand erübrigt, ist am besten mit dem Systembetreuer des Vertrauens zu erörtern. Bei Nutzung von bestimmten Portallösungen besteht die Möglichkeit, auf den Betrieb eines eigenen Servers und den damit verbundenen Datensicherungssystemen zu verzichten. Nähere Informationen dazu finden sich im nächsten Teil der Serie.
Monitore. Da sich die Arbeit vom Schreibtisch auf den Bildschirm verlagert, wird annähernd der gleiche Platz als Bildschirm benötigt, den man vorher auf dem Schreibtisch benötigte. Daher kann man festhalten, dass mindestens zwei Monitore benötigt werden. Wichtig ist aber, dass die Monitore möglichst vom gleichen Hersteller stammen und im Idealfall baugleich sind, um unterschiedliche Farbauflösungen zu vermeiden. Dies schont die Augen und verhindert eine schnelle Ermüdung.
Sonstige Geräte. Selbst wenn Sie den Entschluss gefasst haben, digital zu arbeiten, bleibt es nicht aus, Seiten zu drucken. Vorhandene Drucker können Sie meist problemlos weiter nutzen, selbst wenn die anderen Geräte einer Verjüngungskur unterzogen werden. Gleiches gilt für vorhandene Scanner, mit einem wesentlichen Hinweis: Sollen auch die vorbereitenden Buchführungsarbeiten digitalisiert werden, empfiehlt sich die Anschaffung eines Dokumentenscanners. Dieser zeichnet sich dadurch aus, dass mithilfe eines automatischen Blatteinzugssystems hohe Durchsatzgeschwindigkeiten möglich sind. Zudem können in einem Scanvorgang Vorder- und Rückseiten gleichzeitig gelesen werden. Dokumentenscanner ergänzen die vielfach vorhandenen Flachbettscanner perfekt. Letztere leisten weiterhin gute Dienste beim Scannen von Verträgen und kleinen Belegen.
Faxgeräte
Diese können in die Gerätelandschaft integriert werden, kommen aber kaum noch zur Anwendung. Mail-Programme haben die Funktionen übernommen.
Sind die räumlichen und technischen Voraussetzungen geschaffen, kann man sich mit der Auswahl geeigneter Software beschäftigen. Im nächsten Teil der Beitragsserie werden Softwarelösungen analysiert und verglichen, die mit einem Portal-Ansatz für die Landwirtschaft ins Rennen gehen.
