Zeitmanagement. Schluss mit der Aufschieberitis
Wie oft nehmen Sie sich einer Sache an und packen sie dann doch wieder weg? Na? Genau, so etwas passiert ziemlich häufig. Und das kostet Zeit. Der Tag hat einfach zu wenige Stunden!
Die meisten Menschen neigen dazu, unangenehme Dinge vor sich her zu schieben, Tag für Tag, Woche für Woche, Monat für Monat. Arbeiten auf dem Feld oder im Stall sind davon weniger betroffen, denn sie dulden keinen Aufschub, werden also erledigt. Anders sieht es da schon bei Büroarbeiten aus, die ungeliebt, aber aufschiebbar sind. Denn was keinen schnellen und sichtbaren Erfolg bringt, macht man nicht gerne und verschiebt es dann eben auf später.
Digitale Technologien, die eigentlich den Alltag erleichtern sollen, verstärken die moderne Arbeitsverdichtung: Noch mehr ist in derselben Zeit möglich. Häufige Unterbrechungen und Störungen sowie ungünstige Betriebs- und Kommunikationsstrukturen tragen oft das ihre dazu bei. Am Ende des Tages bleibt vieles unerledigt und nicht selten eine große Unzufriedenheit mit der eigenen Arbeitsleistung sowie
das Gefühl, doch niemandem wirklich gerecht geworden zu sein. Der erste Schritt zur Zeitsouveränität ist eine ausgewogene Balance der vier Lebensbereiche, die gleichermaßen Beachtung verdienen: Das sind Gesundheit, Leistung, soziale Kontakte und Ihre persönliche
Entwicklung. Sie alle fordern unsere Aufmerksamkeit und Zeit. Viele Unternehmer setzen ihre ganze Energie auf die Entwicklung des Leistungsbereiches und vernachlässigen dabei die anderen Lebensbereiche. Das geht oft über viele Jahre gut, nur irgendwann läuft das Fass in den Bereichen über, um die man sich nicht gekümmert hat. Lassen Sie es nicht so weit kommen! Denn wer seine Arbeit langfristig überbetont, verliert auf Dauer neben seiner Lebensfreude auch seine Leistungskraft. Und wer dauerhaft zu tief ins Tagesgeschäft verstrickt ist, dem fehlt auch der nötige Adlerblick für eine strategische Zielplanung und für zukunftsfähige Entscheidungen.
Was kann man tun? Die »Lösung erster Ordnung« liegt erst einmal nahe, indem man das, was man schon die ganze Zeit tut, noch schneller, noch effizienter zu erledigen versucht. Auf Dauer wird das den Druck jedoch eher noch erhöhen, zumal ja immer neue Aufgaben dazukommen. Wollen Sie Ihr Zeitmanagement nachhaltig ändern, brauchen Sie andere, weitreichendere Lösungen. Sie müssen aus dem Hamsterrad aussteigen, Prioritäten anders setzen, Ihre Ziele und die Motive dahinter genau unter die Lupe nehmen und neue Handlungsstrategien entwickeln. Nichts leichter als das!?
Planung ist das halbe Leben. Planung ist ein ganz wichtiger Punkt im Umgang mit der Zeit, weil sie nur wenig kostet und sehr viel Klarheit und Motivation bringt. Ein Beispiel und gleichzeitig eine der wichtigsten und einfachsten Planungstechniken ist eine Aufgabenliste. Es handelt sich dabei um nichts anderes, als um ein Blatt Papier, auf dem Sie notieren, was in nächster Zeit zu erledigen ist. Nicht das
Wichtigste oder Dringendste steht oben als erstes auf dem Blatt, sondern was Ihnen als erstes einfällt.
Welchen Sinn hat das? Sie vergessen nichts. Das ist wichtig, insbesondere für die Kleinigkeiten. Die Liste ist verbindlicher als die Planung im Kopf. Und Sie tanken Motivation, wenn Sie eine Aufgabe streichen dürfen. Das ist die einfachste Form eines Erfolgstagebuches. Das kostet nur 30 Sekunden und bringt viel Motivation.
Die Aufgabenliste ist wie ein 13er-Schlüssel in der Werkstatt. Wie sieht jetzt Ihr Alltag aus? Zunächst gibt es viele Arbeiten, die zu bestimmten Zeiten erledigt werden müssen. Als Unternehmer müssen Sie entscheiden, was Sie zuerst machen, was später, was Sie andere machen lassen, und worauf Sie vielleicht sogar ganz verzichten wollen. Hört sich leicht an, ist es aber nicht! Entscheidend ist, die wichtigen Dinge zu tun. Oft sind diese leider nicht dringend und werden verschoben. Manche Aufgaben schiebt man so eine halbe Ewigkeit
vor sich her. Das Problem: Mit der Zeit gesellen sich weitere hinzu und es türmt sich schnell ein Berg auf, den man nicht erklimmen mag. Je länger man wartet, desto größer wird die Qual. Das ist die Geburtsstunde für Terminverzug.
Zeitdieben auf der Spur
Einfach anfangen! Zeitdiebe zu erkennen und gegenzusteuern ist ein wesentlicher Schritt im Zeitmanagement. Vermeiden und verhindern Sie:
• Vieles anzufangen, aber nicht zu Ende bringen. Es kostet unheimlich viel Energie und Zeit, sich immer wieder neu in Themen reinzudenken. Konzentrieren Sie sich besser auf eine Aufgabe und führen diese zu Ende.
• Störungen durch Telefon und Besucher. Richten Sie eine »stille Stunde« ein. In dieser Zeit können Sie konzentriert arbeiten und
schaffen in einer Stunde, wofür Sie sonst zwei gebraucht hätten.
• Nicht Neinsagen können. Lassen Sie sich nicht zu leicht von den Anfragen anderer ablenken. Klare Ziele und vorherige Planung helfen, Neinsagen zu lernen. Das muss kein schroffes Nein sein. »Nein, es geht jetzt nicht« oder »Ja, das mache ich nachher, wenn ich damit fertig bin.«
• Fehlende Absprachen. Wo tragen fehlende Absprachen dazu bei, dass sich wichtige Aufgaben verzögern oder unterbrochen werden? Je mehr Menschen im und für den Betrieb arbeiten, umso mehr muss dies koordiniert werden. Räumen Sie mit der Kommunikation auf und sorgen Sie für die richtigen Informationen.
Mut zur Veränderung. Es ist nicht leicht, alte Gewohnheiten hinter sich zu lassen. Fangen Sie klein an und freuen Sie sich über jede Verbesserung. Aber fangen Sie überhaupt erst einmal an.
Den schlimmsten Fall bedenken. Man muss sich nur die Konsequenzen deutlich vor Augen führen, die entstehen, wenn man etwas verschiebt. Denn Arbeiten liegen zu lassen kann auch Geld kosten: Mahngebühren oder Säumniszuschlag, wenn eine Lieferantenrechnung nicht bezahlt wird. Oder Skonto, das man nicht ausnutzt. Dazu kommt der schlechte Eindruck beim Gläubiger. Mahnungen sind nur eine Folge des ständigen Aufschiebens von Terminarbeiten, bei Weitem aber nicht die einzige. Wenn man »fünf vor zwölf« an die Erledigung
geht, gibt es eine Menge Stress und dadurch erhöht sich die Fehlerquote bei der Erledigung.
Die Lösung. Machen Sie sich bewusst: Jeder hat unangenehme Aufgaben zu bewältigen. Sicher, das ist ein schwacher Trost. Andererseits wäre es eine gute Strategie, jeden Tag gleich zu Beginn wenigstens an einer unangenehmen Aufgabe zu arbeiten. Wenn Sie nämlich
wochenlang nur das tun, was Ihnen Spaß macht, könnten sich die unangenehmen Aufgaben stapeln und Ihnen dann das Leben auf längere Zeit zur Hölle machen.
Störungen reduzieren. Das ständig klingelnde Telefon, unangemeldete Besucher und Vertreter – jede Störung reißt aus der gerade ausgeübten Tätigkeit heraus und bringt die beste Planung durcheinander. Viele Unterbrechungen können aber durch eine bessere Organisation deutlich reduziert werden. Feste Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben dienen der Kanalisierung: Vertreter werden beispielsweise nur nach Anmeldung immer donnerstagvormittags empfangen. Hat sich keiner angemeldet, freut man sich über die gewonnene Zeit. Ähnlich kann man verfahren mit regulären Tierarztbesuchen, mit festen Zeitfenstern für Büroarbeit, Behördengänge oder Besorgungen.
