Arbeitsrecht. Verstöße kosten jetzt Prämie
Arbeitgeber hatten schon immer jede Menge rechtliche Verpflichtungen ihren Mitarbeitern gegenüber. Seit diesem Jahr kann eine Missachtung allerdings richtig teuer werden – es drohen Kürzungen der Direktzahlungen. Stephanie Greve erklärt, worauf Sie achten müssen.
Kürzungen der Direktzahlungen – das kann seit dem 1. Januar 2025 passieren, wenn Sie als Arbeitgeber bestimmte arbeitsrechtliche Vorschriften nicht einhalten. Aber auch darüber hinaus ist es erforderlich, dass Arbeitgeber ihren Pflichten nachkommen. Dabei sind folgende gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen:
Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz
Nach wie vor bereitet bereits die Stellenausschreibung Probleme. Zwar ist zwischenzeitlich bekannt, dass auch dort keine Diskriminierungen erfolgen dürfen, da ansonsten Bewerber, die nicht eingestellt werden, gegebenenfalls Ansprüche aufgrund einer Diskriminierung geltend machen könnten. Arbeitgeber versuchen dem häufig durch den Zusatz (m/w/d) einer geschlechtsneutralen Ausschreibung gerecht zu werden. Das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet jedoch nicht nur Benachteiligungen aufgrund des Geschlechts, sondern auch aufgrund der Rasse, der ethnischen Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, der Behinderung, des Alters und der sexuellen Identität. Liegt ein Verstoß gegen das Gleichbehandlungsgesetz vor, kann der Betroffene binnen zwei Monaten nach Zugang der Ablehnung bzw. nach Kenntnis der Benachteiligung einen Entschädigungs- und/oder Schadensersatzanspruch geltend machen. Bei konkreten Einstellungsvoraussetzungen ist daher zu prüfen, ob diese gerechtfertigt sind, was nachvollziehbar zu dokumentieren ist.
Auch im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs und im weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses ist das AGG zu berücksichtigen. Dies gilt etwa für die Gleichbehandlung bei der Vergütung (»gleicher Lohn für gleiche Arbeit«). Objektive Gründe für etwaige Abweichungen sollten Sie dokumentieren.
Hat sich der Arbeitgeber dazu entschieden, einen Bewerber einzustellen, sollte ein schriftlicher Arbeitsvertrag geschlossen werden.
Aus dem Nachweisgesetz ergibt sich, dass die wesentlichen Vertragsbedingungen (grundsätzlich) schriftlich niederzulegen sind und die Niederschrift dem Arbeitnehmer auszuhändigen ist.
Bei Einhaltung bestimmter Vorgaben kann die Niederschrift auch in Textform (digital z. B.per E-Mail oder PDF) abgefasst werden.
Es sind folgende Vertragsbedingungen niederzulegen:
- Name und Anschrift der Vertragspartei,
- Zeitpunkt und Beginn des Arbeitsverhältnisses, bei Befristung auch das Enddatum,
Arbeitsort, - kurze Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit,
- vereinbarte Probezeit (höchstens sechs Monate),
- Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, Fälligkeit sowie Art der Auszahlung,
- vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen sowie bei vereinbarter Schichtarbeit u. a. das Schichtsystem,
- sofern vereinbart: Möglichkeit der Anordnung von Überstunden,
- Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
- sofern Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Ähnliches anwendbar sind, ein Verweis darauf.
Zeiterfassung
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sieht im Grundsatz eine werktägliche Höchstarbeitszeit (Montag bis Samstag) von acht Stunden und damit eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden vor. Eine Verlängerung auf zehn Stunden werktäglich (60 Stunden/Woche) ist möglich, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten der Durchschnitt von werktäglich acht Stunden nicht überschritten wird. Es gilt ein grundsätzliches Arbeitsverbot an Sonn- und Feiertagen. Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden sind 30 Minuten und bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden 45 Minuten Pause vorgesehen. Die Pausen können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Zwischen zwei Schichten ist eine Mindestruhezeit von elf Stunden einzuhalten.
Allerdings sieht das Arbeitszeitgesetz für die Landwirtschaft Ausnahmen vor. So kann die Ruhezeit zwischen zwei Schichten auf zehn Stunden verkürzt werden. Es muss dann ein entsprechender Ausgleich durch eine Ruhezeit von zwölf Stunden innerhalb von vier Wochen erfolgen. Zudem besteht kein Arbeitsverbot an Sonn- und Feiertagen, sofern Arbeiten durchgeführt werden müssen, wie etwa die Versorgung der Tiere oder das Einbringen der Ernte. Allerdings muss für jeden Sonntag ein Ersatzruhetag binnen zwei Wochen gewährt werden. Dies kann auch an einem ohnehin freien Tag geschehen. Für eine Tätigkeit am Feiertag ist ein Ersatzruhetag binnen acht Wochen zu gewähren. 15 Sonntage im Jahr müssen arbeitsfrei sein. Tarifverträge können ebenfalls Abweichendes regeln.
Neben diesen Ausnahmen sind Abweichungen von den Vorgaben des ArbZG möglich bei vorübergehenden Arbeiten in Not- und außergewöhnlichen Fällen, besonders wenn Rohstoffe oder Lebensmittel zu verderben oder Arbeitsergebnisse zu misslingen drohen. Auch in diesen Fällen darf die Arbeitszeit 48 Stunden wöchentlich im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten nicht überschreiten. Etwaige Ausnahmefälle sollten Sie dokumentieren. Erst dadurch wird nachvollziehbar, dass tatsächlich ein Ausnahmefall vorlag.
Bislang sieht das ArbZG keine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor. Eine solche besteht danach nur für bestimmte Beschäftigungsgruppen, wie beispielsweise geringfügig Beschäftigte, und für die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit. Bereits im Jahr 2019 hatte der Europäische Gerichtshof jedoch entschieden, dass die Mitgliedsstaaten verpflichtet werden müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die vom Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Aus diesem Urteil ergab sich für Arbeitgeber noch keine Verpflichtung, unmittelbar tätig zu werden.
Das Bundesarbeitsgericht hat zwischenzeitlich mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) festgestellt, dass sich unter Berücksichtigung der europäischen Vorgaben eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus § 3 ArbZG ergibt und grundsätzlich die Arbeitszeiten zu erfassen sind. Auch wenn die dogmatische Herleitung fraglich ist, ist dieser Beschluss zu berücksichtigen. Der daraufhin vorgelegte Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 18. April 2023 sieht grundsätzlich eine elektronische Erfassung (darunter fällt auch eine Excel-Tabelle) und eine Delegationsmöglichkeit an die Arbeitnehmer vor. Eine entsprechende Gesetzesänderung steht noch aus.
Arbeitszeitkonto
Um flexibler auf Arbeitszeitschwankungen reagieren zu können, bietet sich die Vereinbarung eines Arbeitszeitkontos an. Diese Vereinbarung muss schriftlich erfolgen. Zudem sollten Regelungen zu den möglichen Plus- und Minusstunden sowie zu einem Ausgleich (in Freizeit oder Abgeltung) bzw. einer Nachleistung getroffen werden.In Arbeitsverhältnissen, in denen der Mindestlohn gezahlt wird, dürfen die auf das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden monatlich jeweils 50 % der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht übersteigen. Ist beispielsweise eine Arbeitszeit von 174 Stunden vereinbart, dürften nur 87 Stunden zusätzlich in das Arbeitszeitkonto aufgenommen werden. Etwaige übersteigende Stunden müssen Sie in dem Monat vergüten.
Mindestlohn
Arbeitgeber müssen den Mindestlohn als Mindeststandard einhalten. Wenn ein Tarifvertrag einschlägig ist, sind dort geregelte höhere Löhne zu zahlen. Zum 1. Januar 2025 wurde der gesetzliche Mindestlohn auf 12,82 € brutto pro Zeitstunde angepasst. Liegt das Entgelt darunter, ist die Vergütung anzupassen.
Urlaub
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage. Das Bundesurlaubsgesetz geht von einer 6-Tage-Woche aus. Ist eine 5-Tage-Woche vereinbart, beträgt der Mindesturlaub 20 Urlaubstage. Einzelvertraglich oder durch Tarifvertrag können höhere Urlaubsansprüche vereinbart werden. Nach dem Gesetz erfolgt die zeitliche Festlegung des Urlaubs durch den Arbeitgeber, wobei die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen sind. Praktisch bedeutet dies, dass der Arbeitnehmer einen Urlaubsantrag stellt und der Arbeitgeber dann prüft, ob z. B. dringende betriebliche Belange entgegenstehen. Dies kann unter anderem die Unterbesetzung im Betrieb wegen eines hohen Krankenstandes oder Kündigung anderer Mitarbeiter sein oder aber auch eine besonders arbeitsintensive Zeit wegen der Eigenart einer Branche. Das betrifft in der Landwirtschaft vor allem die Erntezeit. Störungen im Betriebsablauf genügen hingegen nicht. Der Arbeitgeber muss in einem Konfliktfall immer die jeweiligen Umstände bewerten.
Das Gesetz geht davon aus, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden muss. Eine Übertragung auf das nächste Jahr erfolgt nur dann, wenn der Urlaub aus krankheitsbedingten oder aus betrieblichen Gründen nicht gewährt werden konnte. Er muss dann bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Ausnahmen bestehen bei Elternzeit/Mutterschutz.
Einen Sonderfall stellt die Langzeiterkrankung dar. Auch in diesem Bereich hat es in den vergangenen Jahren diverse gerichtliche Entscheidungen zum Verfall und zu etwaigen Hinweispflichten gegeben. So hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 19. Mai 2019 (9 AZR 541/15) festge-stellt, dass der Urlaubsanspruch nicht verfällt, wenn der Arbeitnehmer lediglich keinen Urlaub beantragt hat. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer also dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt. Aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) ergibt sich zudem, dass die Verjährungsfrist erst nach Erfüllung der Aufforderungs- und Hinweisobliegenheit durch den Arbeitgeber beginnt.
Arbeitnehmer sollten daher regelmäßig (jedenfalls einmal im Jahr) nachweisbar darüber informiert werden, wie hoch der konkrete Urlaubsanspruch ist und dass er verfällt, wenn er nicht beantragt wird.
Arbeitsschutz
Nicht zuletzt sind Arbeitgeber verpflichtet, die Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes einzuhalten. Sie müssen Gefährdungsbeurteilungen im Hinblick auf mögliche Gefahren am Arbeitsplatz erstellen und erforderliche Maßnahmen ergreifen. Sie müssen Ihre Mitarbeiter über die mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdungen und die für ihre Tätigkeit relevanten Inhalte der Unfallverhütungsvorschriften unterweisen. Und dies ist zwingend zu dokumentieren.
Fazit. Als Arbeitgeber müssen Sie vielfältige arbeitsrechtliche Pflichten erfüllen – vom diskriminierungsfreien Bewerbungsverfahren über die transparente Gestaltung und gewissenhafte, nachvollziehbare Dokumentation von Arbeitsverträgen und -zeiten bis hin zur konsequenten Einhaltung von Mindestlohn-, Urlaubs- und Arbeitsschutzregelungen. Verstöße in diesen Bereichen können nicht nur arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern seit diesem Jahr auch zu empfindlichen und finanziell spürbaren Kürzungen der Direktzahlungen führen.
